Гибкое управление режимом работы

Современная экономическая ситуация поставила перед работодателем задачу – повысить эффективность организации труда. При этом для одних компаний важно – увеличить интенсивность труда, для других – сохранить производственный процесс с меньшим количеством работников, а для остальных – гибко и оперативно менять элементы режимов работы и уметь трудиться в условиях постоянно меняющейся высокой и низкой нагрузки.

Ключ к решению всех этих вопросов – в умении управлять режимами (графиками) работы. Это одна из наиболее важных управленческих компетенций. Узнаем, как установить оптимальный режим работы для конкретного работодателя благодаря управлению рабочим временем сотрудников.

Как указать режим работы в ПВТР, подскажет консультант по трудовому праву.

Содержание

От чего зависит управление рабочим временем

Как установить режим рабочего времени сотруднику

От чего зависит управление рабочим временем

При управлении рабочим временем многое зависит от того, как режим работы установлен и прописан во внутренних документах компании. И тому есть несколько причин.

Причина 1: режим рабочего времени прямо связан с оплатой. По действующему законодательству, сотрудники должны получать заработную плату за отработанное время. В свою очередь время, которое идет в счет рабочего, определяют исходя из установленного режима. Таким образом, правильно введенный в организации режим во многих случаях позволяет работодателю оптимизировать фонд оплаты труда (ФОТ).

Убедитесь, что новый период суммированного учета может сэкономить компании 600 000 рублей ФОТ.

Причина 2: верно установленный в организации режим рабочего времени позволяет работодателю рационально распределять трудовые ресурсы. Это в свою очередь прямо влияет на производительность и впоследствии позволяет (или не позволяет) контролировать соблюдение работниками трудовой дисциплины.

Совет

Сократите правовые риски с помощью разъездного характера работы, если ваши сотрудники выполняют работу вне места расположения организации.

Как установить режим рабочего времени сотруднику

Чтобы понять, как описать режим работы, важно определить особенности и задачи конкретной компании по организации рабочего времени. Среди основных задач, которые необходимо решить работодателю, могут быть:

снижение количества сверхурочной работы;
частое привлечение сотрудников к работе в выходные дни;
изменение нагрузки в зависимости от объемов работы, в частности – при сезонной специфике;
возможность гибко менять работнику смены в связи с форс-мажорными обстоятельствами (например, при не выходе на работу сотрудника из другой смены по причине болезни и т.д.) и др.

Важно! Определение задачи по управлению рабочим временем дает возможность понять, каким именно элементом режима работы необходимо гибко управлять.

Примеры

Установление режима работы в зависимости от потребностей работодателя

Пример № 1. В организации много сверхурочной работы.

В этом случае необходимо управлять нормой рабочего дня. Сверхурочную работу сотрудник выполняет по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ).

Таким образом, если при описании режима работы, установлена норма 8 часов в день, то работа сверх этих 8 часов будет сверхурочной. Однако, когда организация установит норму часов работы в неделю, гибкий график работы, суммированный учет рабочего времени, то работа 9 –10 часов в конкретный день перестанет быть сверхурочной работой.

Пример № 2. В организации сотрудников часто привлекают к работе в их выходные дни, которые приходятся на субботу – воскресенье.

Ситуацию может изменить отмена привязки выходных дней к точно установленным дням недели. Например, они могут предоставляться по графику, в скользящем порядке и т.д. Тогда работа в субботу – воскресенье перестанет приходиться на выходные работника.

Пример № 3. В компании работают сотрудники (например, водители), у которых постоянно разная продолжительность рабочего дня, а также – начало и окончание рабочего дня.

Не зная, как ее учесть, компания ставит сотруднику в табеле учета рабочего времени по 8 часов, а разницу в фактических часах работы пытаются перекрывать «премиями». Устранить это нарушение можно, установив гибкий график работы, суммированный учет рабочего времени. В противном случае возникают самые распространенные нарушения и риски, в частности:

сотрудники работают в режиме, который отклоняется от установленного в ПВТР или в трудовом договоре (нарушение трудового законодательства);
в табеле учета рабочего времени отражают не фактические часы работы в нарушение статьи 91 Трудового кодекса (нарушение трудового законодательства);
сотрудникам не оплачивают недоработки и переработки по сравнению с формально установленным режимом (нарушение трудового законодательства и налоговые риски);
работникам выплачивают неустановленные системой оплаты труда премии как формальную компенсацию нелегальных переработок. При этом, естественно, выплаты не носят стимулирующий характер за трудовые заслуги. То есть, отнесение таких выплат на себестоимость (затраты) является незаконной (налоговые риски);
сведения в табеле учета рабочего времени не соответствуют фактическим обстоятельствам – бухгалтерия использует для оплаты труда подложные документы (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете») (трудовые, налоговые риски, а самое главное, риски уголовной ответственности по ст. 292 УК РФ).

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер Компании «Митрофанова и партнеры»

Проведите аудит правовых рисков по новым проверочным листам. Сделайте это в форме самопроверки или обратитесь за помощью к профессионалам. Так вы успеете не только выявить, но и исправить нарушения и тем самым – избежать многомиллионных штрафов, спасти компанию от приостановки деятельности и сэкономить годовой ФОТ.