Аудит трудовой книжки: раздел «Сведения о работе»
При аудите раздела «Сведения о работе» трудовой книжки проверяющие, как правило, выявляют типовые нарушения. Распространенные ошибки связаны с внесением записей о приеме на работу и увольнении.
В статье рассмотрим:
- Основные ошибки при заполнении раздела «Сведения о работе»
-
Как данные о приеме на работу и увольнении указывают в трудовой книжке
-
Каким образом они должны быть внесены по новым правилам с 01.09.2021
РЕКОМЕНДАЦИЯ
При заполнении и аудите трудовой книжки руководствуйтесь требованиями, которые актуальны на момент внесения сведений. Ранее действовали: Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены ПП РФ от 16.04.2003 № 225).
С 01.09.2021 это Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н
В какие сроки должны быть внесены записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, разъяснит
персональный консультант по трудовому праву
Узнайте, какие типовые нарушения помогает выявить
аудит ключевых рисков. Установите его задачи, особенности и цели. Определите стратегию действий компании при проверке соблюдения трудового законодательства. Оказать правую и консультационную поддержку в этом всегда готова команда профессионалов компании "Митрофанова и партнеры"
Наименование организации в сведениях о приеме на работу в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке о приеме на работу условно вносят в 2 этапа.
Этап 1: полное и сокращенное наименование работодателя
При внесении записи о приеме на работу прежде всего указывают полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (см. пример образца о приеме на работу).
Образец. Трудовая книжка: сведения о работе (прием на работу)
Рукописную запись с наименованием работодателя не нумеруют – порядковый номер перед ней не ставят. Номер проставляют ниже напротив записи о приеме на работу.
Вместо рукописной надписи о полном и сокращенном наименовании организации возможна простановка штампика. В штампике также должно быть указано полное и сокращенное наименование работодателя. Напротив штампика тоже не ставят порядковый номер - его указывают ниже напротив строки с записью о приеме на работу.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Если о наименовании компании проставлен штампик, то его границы не должны выходить за поля графы
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
Аудит титульного листа трудовой книжки
Подробнее
Этап 2: запись о приеме в подразделение и на должность
Следом за полным и сокращенным наименованием компании отражают непосредственную запись трудовой книжки о приеме на работу.
Для этого под заголовком в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. Число, месяц и год (арабскими цифрами) указывают, когда вносят сведения о работе.
В графе 3 делают запись о принятии: сначала вносят указание на прием в конкретное структурное подразделение (если оно отмечено в трудовом договоре в качестве его условия), далее указывают наименование должности.
ВАЖНО!
Корректная запись в трудовой книжке о приеме должна содержать последовательность "структурное подразделение – должность". По содержанию запись отражает сведения в трудовом договоре. Если вы издаете приказы о приеме на работу, то запись в трудовую вносят в точном соответствии с его формулировкой, а она в свою очередь должна соответствовать наименованию должности и структурного подразделения в трудовом договоре
В графе 4 указывают, на основании какого документа вносят запись о приеме на работу (с указанием его точного полного наименования, даты и номера). При этом сначала нужно указывать дату, потом номер документа-основания.
ПАМЯТКА 1
Документы-основания для внесения записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки:
-
трудовой договор;
-
протокол общего собрания учредителей;
-
решение общего собрания акционеров;
-
приказ о приеме на работу (если им оформляют прием на работу)
ПАМЯТКА 2
Процедуры, которые отражают в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:
-
перевод работника;
-
смена наименования структурного подразделения;
-
смена наименования компании;
-
прекращение трудового договора;
-
присвоение нового разряда, класса, категории, классного чина
Страница "Сведения о работе" – запись об увольнении в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке об увольнении производят в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона: со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт, подпункт (ст. 84.1 ТК РФ).
При внесении записи о прекращении (расторжении) трудового договора сокращения недопустимы.
ПРИМЕР
Запись в трудовой об увольнении по собственному желанию
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
После внесения сведений об увольнении указывают должность, расшифровку подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Далее внесенные записи заверяют печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).
С 01.09.2021 под записью об увольнении подпись работника не требуется. Однако, если работник распишется, при проверке это не будет нарушением.
СПРАВКА
Основные ошибки при заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе»
- Порядковый номер указывается напротив строки с наименованием компании
- Дата приема на работу указана напротив наименования работодателя
- Указывается только сокращенное наименование организации
- Указывается только полное наименование организации
- При приеме на работу в обособленное подразделение (филиал) отсутствует наименование организации либо указание на обособленное структурное подразделение
- Запись о приеме, переводе, увольнении вносится в ненадлежащий раздел (не в раздел "Сведения о работе", т. к. он окончен)
- Используются сокращения (вместо «Приказ»- «Пр.»)
- Указание, что трудовой договор срочный или что у работника разъездной характер работ (или иные сведения)
- Реквизиты документа-основания при приеме, переводе, увольнении указываются в противоположном порядке (номер документа, дата его составления)
- Штамп с наименованием организации проставляется за пределы графы
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
Как правильно заполнить раздел "Сведения о работе" в трудовой книжке
Подробнее
ПАМЯТКА 3
Основные изменения, который ввел новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н)
- Установлены порядки: признания временного перевода постоянным и внесения записи о таком переводе (п. 10)
- Отменено требование расписываться в личной карточке Т-2 о записях, вносимых в трудовую книжку
- Отсутствует правило вшивать в трудовую книжку ее вкладыш (п. 32 и 33)
- Введен порядок внесения записи о переходе на ЭТК (электронную трудовую книжку) (п. 35)
- Определен порядок выдачи работнику трудовой книжки при выборе ЭТК (п. 35)
- Отменено требование о простановке подписи работника в трудовой книжке при увольнении (п. 36)
- Определено, что формы журналов по учету трудовых книжек работодатель принимает самостоятельно, но с учетом обязательных положений Порядка (п. 40). При этом отменено требование об использовании сургучной печати и пломбы
ЗАКАЖИТЕ ЭКСПЕРТНЫЙ АУДИТ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Команда наших профессионалов поможет
оптимизировать систему кадрового делопроизводствав вашей компании. Мы не только снизим количество кадровых документов, но и повысим эффективность кадровых процессов, а при необходимости – окажем консультационную и методологическую поддержку для перехода на ЭДО
Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании «Митрофанова и партнеры»
