Сотрудники против ЭДО – выбирайте электронное взаимодействие

Нет необходимости тотально вводить электронный документооборот. В этом убедилась транспортная компания, которая в результате проекта поняла, что есть прекрасная альтернатива ЭДО. К другому способу оптимизировать кадровые процессы подтолкнули несогласные сотрудники. Подробности кейса читайте ниже.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах

Подробнее

Запрос экспертам: надо сократить расходы на кадровое администрирование

К экспертам компании обратилась с запросом транспортная компания с общей численностью работников более 5 000 человек, с присутствием почти в каждом регионе Российской Федерации. В организации планировали внедрить электронный кадровый документооборот с целью сократить расходы на кадровое администрирование. Экспертов попросили сопроводить внедрение кадрового электронного документооборота.
ЗАДАЧА ПРОЕКТА

  • Оценить кадровые процессы в компании, соответствуют ли они действующему законодательству
  • Разработать оптимизированную схему кадрового процесса (подпроцесса)
  • Оценить законность кадровой документации

ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ПРОВЕРИЛИ ЭКСПЕРТЫ В РАМКАХ ПРОЕКТА

  • Правоустанавливающие документы
  • Локальные нормативные акты, регулирующие делопроизводство в компании
  • Кадровые документы (приказы, графики отпусков)

После проведенного аудита документов и кадровых процессов эксперты выявили, что в компании:

  • оформляют избыточные кадровые документы, например, приказы на отпуск, на привлечение к сверхурочный работе;
  • нарушают законодательство в кадровых процедурах.
По результатам анализа эксперты определили оптимальную модель кадровых процессов с учетом установленных законодательством требований к возможности ведения документа в электронном виде, к электронным подписям, используемым в документообороте, ролям участников документооборота.

Ложка дегтя: сотрудники против ЭДО

В компании согласовали и утвердили оптимальные схемы кадровых процессов, которые предложили эксперты. Перед тем, как выбрать оператора электронного документооборота, провели опрос работников, чтобы узнать об их готовности перейти на электронный документооборот в сфере труда.

Опрос показал, что 70% работников отказались давать согласие на внедрение кадрового документооборота. Это делало и проект, и в целом переход на электронный документооборот нерентабельным, потому что пришлось бы сохранять бумажный документооборот с несогласными сотрудниками по правилам ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.
НАШИ КЕЙСЫ

Внедрение ЭДО помогло снизить расходы компании до 40%

Подробнее

Эксперты предложили альтернативное решение

Компания была готова смириться с бременем бумажного кадрового делопроизводства, но эксперты решили не сдаваться. Они предложили другое решение, руководствуясь целями проекта:

  • выстроить эффективную коммуникацию с работниками;
  • минимизировать использование бумажных документов;
  • увеличить производительность труда специалистов, сопровождающих кадровые процессы;
  • защитить интересы бизнеса в случае проведения инспекционных проверок ГИТ, ПФР, Роскомнадзором, Росархивом и иными органами;
  • оптимизировать варианты реализации управленческих решений с помощью кадровых документов (процедур).
Эксперты поняли, что выполнить цели проекта можно не только с помощью электронного документооборота по нормам Трудового кодекса РФ. Они предложили внедрить электронное взаимодействие по нормам Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При этом для реализации такого взаимодействия достаточно простой электронной подписи, которую компания может формировать своими силами без привлечения третьих лиц (операторов информационных систем электронного документооборота).
НАШИ КЕЙСЫ

Оптимизация кадрового документооборота: исключение кадровых документов и рисков для целей бухгалтерского учета

Подробнее

ЭДО заменили на электронное взаимодействие

После принятия поправок в Трудовой кодекс об электронном документообороте в трудовых отношениях сформировалось ошибочное суждение. Его суть – все кадровые процессы непременно надо проводить только по нормам трех статей Трудового кодекса (ст. 22.1–22.3).

При этом появилось и еще одно неверное суждение: простую электронную подпись недопустимо использовать в рамках кадрового производства или сфера ее применения весьма ограничена. Поэтому многие считают, что при внедрении электронного документооборота придется «потратиться» на выпуск электронных подписей, что также само по себе неверно.

Основной инструмент электронного взаимодействия – простая электронная подпись. При этом не нужно получать согласие работника на такую коммуникацию дополнительно к соглашению об использовании простой электронной подписи. Это позволяет ввести электронное взаимодействие только путем принятия соответствующего локального нормативного акта. Именно поэтому эксперты решили заменить ЭДО электронным взаимодействием.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Как использовать простую электронную подпись в электронном документообороте

Подробнее

Эксперты разработали локальный нормативный акт, в котором утвердили не только порядок электронного взаимодействия и создания кадровых документов в электронном виде, но и кадровые процессы. Совместно с руководством компании разработали поэтапный план внедрения взаимодействия.
НАШИ КЕЙСЫ

Разработка ПВТР: как верно составленный документ помог компании выиграть суд

Подробнее

Технической основой электронного взаимодействия стал обмен сообщениями и документами посредством корпоративной почты, смс-сообщения на корпоративный или личный номер работника, программа 1С как источник формирования кадровых документов и их подписания, а также альтернативное программное обеспечение (КриптоАрмПро и сервиса DocuSign).

При этом компания заказала выпуск 15 квалифицированных электронных подписей для уполномоченных представителей работодателя, включая генерального директора, работников кадровой службы и бухгалтерии.

Несмотря на трудности, эксперты реализовали проект и выполнили поставленные задачи. 
БИЗНЕС-ЭФФЕКТ ВНЕДРЕНИЯ КЭДО

  • Введение электронного взаимодействия без необходимости получать отдельное согласие для его внедрения от работников;
  • Снижение расходов на создание кадровых документов, их хранения и логистики на 60%;
  • Снижение количества кадровых документов от 40% до 80%;
  • Построение удобной коммуникации с работниками по различным цифровым каналам (охват различных категорий работников, учет особенностей технического обеспечения работников) без необходимости создания кадровых документов;
  • Легализация электронных сообщений как способа коммуникации работника и работодателя;
  • Полное исключение эксплуатационных расходов на установку и обслуживание информационной системы стороннего провайдера по электронному документообороту до 100%
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Что учесть при переходе на электронное делопроизводство

Подробнее

КОНСАЛТИНГОВЫЕ РЕШЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА
Не всегда электронный документооборот может решить задачи бизнеса, особенно если есть сопротивление сотрудников. Правильно выбрать способ оптимизации поможет аудит кадровых процессов. А правильно разработать ЛНА для ЭДО или электронного взаимодействие – сопровождение процесса
Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"

Поделиться материалом
Скопировать ссылку
Все статьи