Перевод на дистанционную работу: как организовать в компании
Дистанционный режим работы имеет свои особенности. Чтобы определить их, еще в 2013 году в Трудовой кодекс была введена глава 49.1, регулирующая труд дистанционных работников. В то время дистанционная форма работы не получила широкого распространения. Однако пандемия коронавирусной инфекции сыграла глобальную роль для внедрения дистанта.С 1 января 2021 года глава 49.1 ТК РФ претерпела изменения в связи с запросами государства, общества, работодателей и работников. В настоящее время многие компании стараются перевести на дистанционную работу своих сотрудников с целью сократить затраты на содержание рабочих мест, а также – оптимизировать общие экономические расходы в период кризиса. Как поэтапно организовать перевод на дистанционную работу, обсудим в статье.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
Чем рискует работодатель, когда разрешает работать удаленно на дому без оформления
Виды дистанционной работы
Прежде чем организовать перевод работника на дистанционную работу, определите, какой вид дистанта вам нужен. Его выбирают для разных категорий сотрудников с учетом особенностей бизнес-процессов компании.Организация дистанционной работы – варианты:
- постоянная;
- временная непрерывная до 6 месяцев;
- временная периодическая (чередование периодов работы дистанционно и на стационарном рабочем месте в офисе).
Его можно рассматривать как отдельный вид дистанционной работы, либо – как способ одностороннего оформления периодического, временного непрерывного и постоянного дистанта.
Организация дистанционной работы
Определив подходящий вариант дистанционной работы сотрудников, переходите к его оформлению. Для этого установите, какие документы вы обязаны, а какие – вправе оформить.Минимальный набор документов для дистанционной работы:
- соглашение о дистанционной работе (трудовой договор или дополнительное соглашение к нему – ст. 312.2 ТК РФ).
- положение о дистанционной работе (локальный нормативный акт работодателя, ст. ст. 8, 312.9 ТК РФ).
Чтобы разработать положения о дистанционной работе, иные локальные нормативные акты о дистанционном труде и оформить трудовые договоры с удаленными сотрудниками, нужно определить, как именно они будут выполнять свою работу дистанционно.
Как выполнять работу дистанционно
На этапе составления документов важно определить порядок:- взаимодействия с работником на расстоянии («на дистанции») для выполнения его трудовой функции (шаг 1);
- обмена и подписания юридически значимых документов с дистанционными работниками (шаг 2);
- использования оборудования, техники, программного обеспечения, которые компания может и готова предоставить работнику для выполнения им трудовой функции (шаг 3);
- учета рабочего времени дистанционного сотрудника (шаг 4).
С целью удаленного взаимодействия с дистанционным сотрудником в компании возможно:
- ввести системы электронного документооборота;
- применять какое-то конкретное программное обеспечение (программы, платформы);
- использовать электронную почту и иные средства корпоративной связи (мобильные телефоны, мессенджеры, внутренние сайты и т.п.) и др.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Процедуру обмена документами и порядок их подписания следует прописать в локальном акте либо непосредственно в трудовом договоре с удаленным работником
Варианты обмена и подписи юридически значимых документов зависят от готовности работодателя к финансовым вложениям. Это могут быть (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, ст. 312.3 ТК РФ):
- электронные подписи (усиленные квалифицированные (либо неквалифицированные), простые);
- обмен сканированными образами;
- обмен бумажными копиями с отправкой по почтовым адресам.
Для выполнения удаленным сотрудником своей трудовой функции компания может ему предоставить (ст. 312.6 ТК РФ):
- компьютер (отправить с доставкой);
- установленные программы;
- средства защиты информации.
Организовать электронное делопроизводство в вашей компании – от разработки и экспертизы документов до алгоритма перевода кадровых процессов в электронный формат – вам поможет наша команда профессионалов
Работодатель может вести учет рабочего времени дистанционного сотрудника в следующих вариантах:
- в зависимости от использования (авторизации) в конкретной программе;
- в зависимости от нормы выработки (количественного показателя выполненной работы) и др.
Если этого не отразить, то удаленный сотрудник имеет право вести учет рабочего времени самостоятельно (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ).
Так у компании могут возникнуть риски требования от дистанционщика оплаты: сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, а также в ночное время.
Вы можете оставить заявку на разработку документов для перехода на дистанционную работу:
- трудового договора (дополнительного соглашения) для постоянной дистанционной работы;
- трудового договора (дополнительного соглашения) для периодической дистанционной работы;
- трудового договора (дополнительного соглашения) для временной непрерывной до 6 месяцев дистанционной работы;
- Положения о дистанционной работе;
- Положения о взаимодействии с дистанционным работником;
- Положение о возмещении расходов и компенсации дистанционному работнику;
- локального нормативного акта при временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях