Аудит кадровых документов

Аудит кадровых документов для безопасного ведения бизнеса
Что проверяется в ходе аудита
Этапы проведения аудита
Как заказать аудит кадровых документов

Аудит кадровых документов становится все более популярным среди предпринимателей. В этой статье расскажем, что такое кадровый аудит, как он помогает улучшить безопасность предприятия и как с его помощью увеличить прибыльность компании.

Аудит кадровых документов для безопасного ведения бизнеса

Каждая организация, в которой есть наемные сотрудники, обязана принять множество кадровых документов. С работником должен быть заключен трудовой договор, положение об оплате труда детализирует особенности финансовых взаимоотношений между работодателем и сотрудниками и т.д. Опасным заблуждением бизнеса стало представление об избыточности и даже ненужности этих бумаг. Мол, они только усложняют работу и ведут к ненужным транзакционным издержкам. Из-за таких взглядов в компаниях можно часто встретить неразбериху в кадровом делопроизводстве и многочисленные ошибки при оформлении документации.

Последствия нарушений требований закона к ведению и оформлению кадровых документов не ограничиваются только административными штрафами и предписаниями трудовой инспекции. От того, насколько правильно и точно ведется кадровый учет, напрямую зависит финансовое благополучие предприятия и даже судьбы его руководства.

ПРИМЕР

На рабочем месте гибнет сотрудник. При проверке правоохранительных органов выясняется, что должностная инструкция специалиста вообще не предусматривала выполнение им опасной работы. На следователя и суд не подействуют увещевания, что «не успели» изменить инструкцию, что «забыли» это сделать, что так «сто лет делали». В итоге пренебрежение правильным оформлением бумаг выльется в судимость для руководства и серьезные репутационные потери

Узнайте больше о кадровом аудите

Подробнее

Также на практике «классикой» стали судебные иски бывших работников, требующих с работодателя разных выплат и компенсаций. Противоречивость и неясность локальных актов работодателя по подобным выплатам не позволяет сделать однозначный вывод, прав работник или нет. Но в последние годы судебная практика по трудовым спорам качнулась в пользу работников, поэтому возникшие сомнения будут трактоваться не в пользу работодателя. Избежать подобных ситуаций поможет аудит кадровых документов.

Аудит кадровых документов минимизирует риски ответственности по результатам проверок государственных органов, повышая шансы на успех работодателя в трудовом конфликте. Проведя аудит, заказчик получит не только юридическую оценку документов - мы дадим рекомендации по эффективному использованию этих документов для оптимизации кадровых и управленческих процессов в бизнесе.

Что проверяется в ходе аудита

Аудит кадровых документов можно представить в виде двух взаимосвязанных направлений:

Проверка соответствия законодательству кадровых документов заказчика
Как правило, практически у всех компаний приняты правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, типовая форма трудового договора, должностная инструкция специалистов. При этом зачастую формы документов просто копируются из сети Интернет. В результате бумаги полностью обезличены, не учитывают особенности конкретного предприятия, а иногда и содержат совершенно абсурдные положения. Например, скачанная из Интернета должностная инструкция директора мебельного магазина может иметь пункты о правах директора на получение сельскохозяйственной продукции в счет заработной платы.

В ходе аудита мы проверим каждый документ на наличие обязательных по закону реквизитов, обязательно установим риски наступления юридической ответственности при тех или иных формулировках документов, уделим внимание и политике защиты персональных данных.
Определение недостающих кадровых документов
Мы не преследуем задачу заставить заказчика принять огромное количество ненужной «псевдоюридической» документации. Нет нужды рекомендовать индивидуальному предпринимателю с одним сотрудником в штате утвердить положение о системе оплаты труда. Но когда этот документ отсутствует в компании с несколькими сотнями работников, то однозначно последует рекомендация о срочной разработке такого акта.

Аудит точно выявит недостачу обязательных по закону документов. Например, в соответствии с ТК РФ в организации должны быть приняты правила внутреннего трудового распорядка. Приказ Минтруда РФ от 29.10.2021 года №772н подтверждает обязанность принятия правил и инструкций по охране труда. Если работник принимается на определенную должность, то работодатель должен принять штатное расписание, и т.д.

Этапы проведения аудита

КАК МЫ ПРОВОДИМ АУДИТ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Аудит кадровых документов от компании «Митрофанова и партнеры» проводится в строгом соответствии с определенными этапами:

- на первом этапе заказчик предоставляет в распоряжение эксперта свои локальные акты в сфере кадрового делопроизводства. В ходе коммуникации сторон аудита эксперт по необходимости может запросить также проекты локальных актов, типовые формы документов, оформленную кадровую документацию;

- второй этап аудита предполагает непосредственное изучение представленных заказчиком документов. Эксперт обязательно учитывает поставленные заказчиком цели и задачи аудита и специфику конкретной ситуации. Например, особое внимание аудитор обратит на соблюдение правил оформления документов по начислению заработной платы, если поводом для обращения заказчика стала, например, внеплановая проверка трудовой инспекции в связи с жалобой сотрудника на задержку выплаты заработной платы;

- на третьем этапе наш специалист в письменной форме составляет отчет о проведенном аудите. В нем фиксируются полученные результаты, делается вывод о соответствии или несоответствии кадровых документов законодательству, даются рекомендации по исправлению выявленных недостатков

- четвертый этап аудита предполагает личную презентацию отчета об итогах аудита руководителем компании В.В. Митрофановой перед заказчиком

Как заказать аудит кадровых документов

Компания «Митрофанова и партнеры» имеет 20 лет успешной практики проведения аудитов в сфере кадрового делопроизводства. Наши рекомендации и составленные документы помогли не одному десятку заказчиков успешно отстоять свои интересы в судах.

По результатам нашего аудита заказчик получает необходимое методическое содействие. Все проверки проводятся при непосредственном участии управляющего партнера компании – Валентины Митрофановой. Каждый проведенный аудит – это сумма концентрированного опыта и наработанной клиентской практики. Она лично выступает с презентацией отчета об аудите перед каждым заказчиком, и все интересующие вопросы клиенты могут ей задать в ходе непосредственного общения.

Мы используем комплексный подход к проведению аудита. Для нас локальные правовые акты заказчика – не только юридические документы, в них важна также управленческая составляющая наряду с требованием соответствия законодательству. Важно, чтобы документы способствовали росту компании, улучшали ее бизнес-процессы. Правовой аспект – только одна из составляющих успешного кадрового документа, наша задача объемнее – достижение гармонического сочетания этих аспектов.

Мы предлагаем максимально удобный для заказчиков формат и параметры услуги по аудиту кадровых документов. Аудит проводится в оптимальные сроки – до 3 рабочих дней в удобных для заказчика форматах – онлайн- и офлайн.

Вы можете заказать аудит прямо сейчас, обратившись по телефону +7 (800) 350-51-32 или email mip@mip-expert.ru. В кратчайшие сроки для вас будет подготовлено индивидуальное коммерческое предложение с учетом ваших запросов и специфики бизнеса, чтобы предоставить вам оптимальный вариант решения проблем и устранения рисков в сфере кадрового делопроизводства

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"