Как провести аудит режима работы сотрудников

• Как устанавливается режим работы?
• Виды режимов работы
• Оформление аудита
• Чек-лист аудита режима работы
• Чек-лист аудита ненормированного режима работы

Несоответствие режима работы сотрудников установленному в компании порядку приводит к судебным разбирательствам по взысканию задолженности по оплате труда. Предотвратить такие ситуации позволит регулярный аудит режимов работы.

При проведении аудита режимов работы чаще всего выявляются одни и те же ошибки, о которых мы подробнее расскажем в статье. Также публикуем чек-листы основных моментов, на которые важно обратить внимание при проверке любого из режимов.

Как устанавливается режим работы?

Режим работы (рабочего времени) должен быть определен правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Если режим работы для конкретного сотрудника отличается от общего, установленного в организации ПВТР, он может быть изменен и прописан непосредственного в трудовом договоре.

Виды режимов работы

Наиболее популярные режимы работы представлены форматами:

• пятидневная рабочая неделя с двумя выходными (суббота, воскресенье),
• шестидневная рабочая неделя с одним выходным (воскресенье),
• режим неполного (сокращенного) рабочего времени (менее 40 часов в неделю),
• режим гибкого рабочего времени (не устанавливается время начала и окончания работы),
• рабочая неделя с предоставлением выходных по скользящему графику (два через два и т.п.),
• сменный режим работы (продолжительность смены устанавливается от недели до нескольких месяцев).

Для установления ненормированного рабочего дня необходимо в ПВТР сделать прямое указание на ненормированный режим работы.

Оформление аудита

Для проведения внутреннего аудита режима работы рекомендуем:

1. Издать приказ руководителя о проведении аудита, в котором необходимо:
   • определить цели и сроки проведения,
   • назначить ответственных лиц,
   • определить масштаб аудита (он может проводиться по отдельному предприятию, если это группа компаний, по некоторым подразделениям или отделам).
2. По результатам аудита составить отчет о его результатах, который утверждается руководителем.
3. Для устранения выявленных нарушений и недостатков издать соответствующие приказы (распоряжения).

Чек-лист аудита режима работы

Основные моменты, на которые надо обратить внимание при проверке любого режима работы:

1. Указаны ли все элементы режима работы в ПВТР или трудовом договоре, а именно:
   • есть ли указание на конкретный вид режима работы,
   • указана ли длительность работы и перерывов,
   • указано ли время начала и окончания работы, перерывов на отдых и обед (в часах и минутах),
   • определены ли выходные дни,
   • включены ли перерывы работников в рабочее время,
   • длительность рабочей недели с указанием чередования рабочих и нерабочих дней,
   • длительность рабочего дня (смены),
   • время начала и окончания работы,
   • указание на ненормированный рабочий день, если работнику он установлен,
   • количество смен, если используется сменный график работы.
2. Если существуют расхождения в описании режимов, когда они установлены и в ПВТР, и в трудовом договоре, необходимо определить, установлен ли индивидуальный режим для конкретного работника либо же это результат невнимательности при оформлении документов.
3. Ведение табелей учета фактически отработанного времени, а именно:
   • назначение ответственного лица,
   • своевременность и правильность заполнения табелей учета.
4. Как фиксируются отклонения от установленного графика рабочего времени (как в большую, так и в меньшую сторону),
5. Имеются ли факты превышения максимально допустимой продолжительности сверхурочной работы в год (120 часов),
6. Соблюдаются ли ограничения по режиму работы для отдельных категорий работников, предусмотренные законом, а именно:
   • ненормированный режим работы нельзя устанавливать сотрудникам с неполным рабочим днем (сменой). Если работник занят на неполной рабочей неделе, но отрабатывает полный рабочий день (смену), то ненормированный режим установить можно,
   • если работник не принят специально для работы ночью и у него не сокращенный рабочий день, то продолжительность ночной смены сокращается на один час,
   • к работе в ночное время не могут привлекаться беременные и несовершеннолетние,
   • несовершеннолетним, инвалидам I и II групп, работникам с вредными и опасными условиями труда, работающим в районах Крайнего Севера женщинам устанавливается сокращенная продолжительность рабочего дня,
   • по заявлению беременной или женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, работодатель обязан установить неполный рабочий день,
   • рабочее время внешнего или внутреннего совместителя не может занимать более 4 часов в день.

Чек лист аудита ненормированного режима работы

Ненормированный рабочий режим – это особый режим работы, при котором отдельные сотрудники могут при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций по распоряжению работодателя за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Проводя аудит ненормированного режима работы, нужно, помимо общего чек листа аудита режима работы, дополнительно проверить:

1. Есть ли в ПВТР или трудовом договоре, в случае установления такого режима конкретному сотруднику указание на ненормированный рабочий день,

2. Нет ли систематических фактов привлечения работника к работе вне нормальной продолжительности рабочего времени.

Ненормированный рабочий день предполагает эпизодическое привлечение работника к исполнению трудовых функций за пределами нормального рабочего времени в связи с происшествиями, случайными событиями или обстоятельствами.

Если эти привлечения происходят систематически, такие действия работодателя могут быть расценены органами государственного контроля и надзора как привлечение работника к работе сверхурочно.