Оплата нестандартного режима при пятидневке

Компании часто сокращают работу в пятницу на один час. Как правило, это происходит за счет увеличения рабочего времени и сокращения периода обеда на 15 минут с понедельника по четверг.

Установление такого режима (сокращение часов на работе) – право работодателя. При этом он должен:

• вести учет фактически отработанного времени в табеле;
• корректно оплачивать отклонения от нормы часов работы.

К сожалению, на практике работодатели часто проставляют в табеле учета рабочего времени «8», не отражая в нем сокращение пятницы на час. Также они производят выплаты по «классическому производственному календарю», который рассчитан исходя из восьмичасового рабочего дня при пятидневном режиме работы и не всегда учитывает фактически отработанные часы.

Какие санкции грозят за это работодателю и что сделать, чтобы их избежать?

Табелирование рабочего времени и нестандартный график

Если в табеле указано восемь часов, а по факту сотрудник в этот день отработал только семь, это некорректный учет рабочего времени.

Работодатель обязан вести учет времени, который фактически отработал каждый сотрудник (ст. 91 ТК РФ). Иначе при проведении инспекционной проверки возникает риск попасть под административные штрафы (по ст. 5.27 КоАП).

Однако это не самое опасное последствие. Налоговые органы могут толковать такой порядок учета рабочего времени как подлог первичных документов. За это должностное лицо могут привлечь к уголовной ответственности (ст. 292 УК РФ).

Кроме того, за отклонение фактических часов работы от нормы «классического производственного календаря» работодателю грозит материальная ответственность. При этом возникают риски требований: компенсировать сотрудникам разницу в оплате из-за «недоработок» и «переработок».

Табелирование при сокращенной пятнице

При сокращении рабочего дня в пятницу на один час важно корректно вести учет рабочего времени. Например:

Как вариант, можно применять так называемый негативный способ табелирования. В этом случае в табеле учета вы указываете не фактические часы работы, а отклонения от установленной нормы. Если при таком способе вы будете указывать «0», это означает, что отклонения от установленного режима работы отсутствуют.

Имеющиеся же отклонения отражают со знаками:

• «плюс» – что означает переработку (к примеру, «+2»);
• «минус» – что означает недоработку с указанием конкретного количества часов отклонения (например, «-1»).

Тогда табель будет выглядеть следующим образом:

Производственный календарь – нормы рабочего времени – что учесть

В Трудовом кодексе понятие «производственный календарь» отсутствует.  На государственном уровне его как единый официальный документ также не утверждают.

Однако вы можете найти такой календарь в правовых и информационных системах. Он создан для удобства работодателей. Его разрабатывают эксперты и консультанты, а не законодатели, и он не является нормативным правовым актом. Поэтому рабочий производственный календарь в качестве инструмента учета работодатель рассчитывает самостоятельно.

При разработке производственного календаря, необходимо учитывать:

• нормальную продолжительность рабочей недели для определенной категории сотрудников;
• нерабочие праздничные дни (статья 112 ТК РФ);
• сокращение предпраздничных дней на один час (согласно ст. 95 ТК РФ);
• перенос выходных дней, которые совпали с праздничными (такой порядок переноса на каждый год по ст. 112 ТК РФ утверждает Правительство РФ).

Для расчета нормы часов по производственному календарю в неделю и их распределения по календарным дням ранее был принят Приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Однако благодаря «правовой гильотине» он исключен из актов, обязательных к применению. За его несоблюдение невозможно привлечь к ответственности. На его положения и требования с 01.01.2021 нельзя ссылаться при инспекционных проверках.

Согласно этому документу 40-часовую рабочую неделю «распределяли» на дни с понедельника по пятницу продолжительностью по 8 часов ежедневно. В настоящее время в Трудовом кодексе норма часов в день при пятидневной рабочей неделе не установлена. Указано лишь, что нормальная продолжительность рабочего времени в неделю не должна превышать 40 часов (ст. 91 ТК РФ).

Норму производственного календаря должны закреплять работодатели в локальных нормативных актах. Расчет такой нормы является базой для оплаты труда работникам.

Таким образом, собственный производственный календарь будет отражать норму рабочего времени, которая рассчитана исходя из особенностей режима работы при соблюдении нормы труда 40 часов в неделю.

Внутренний аудит по новым проверочным листам поможет не только выявить возможные нарушения раньше инспектора, но и избежать крупных штрафов, а также высоких рисков ответственности в виде приостановления деятельности компании, а также дисквалификации и уголовной ответственности для ее должностных лиц.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор